Sejarah pengadaan dalam peradaban manusia dimulai ketika seorang manusia tidak bisa memenuhi kebutuhannya sendiri dan membutuhnya barang/jasa orang lain. Dalam tingkatan yang sederhana, pengadaan adalah mencari pihak lain yang memiliki barang/jasa, kemudian melakukan negosiasi. Jika tercapai kesepakatan, dilakukan serah terima barang dan pembayaran, baik dengan uang tunai atau secara barter. Dalam tingkatan ini, pihak yang membutuhkan barang/jasa aktif mencari pihak lain yang memiliki barang jasa. Proses mencari penjual dan meminta penjual menawarkan harga dilanjutkan dengan negosiasi seperti inilah yang disebut sebagai tender.

Dalam perkembangannya, terdapat lebih dari satu macam barang yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan manusia. Misalnya, ada berbagai merk mie instan, berbagai merk air mineral dan sebagainya. Pembeli perlu melakukan proses pemilihan terhadap barang yang akan dibeli maupun terhadap penjualnya. Pada tahap ini mulai muncul persaingan diantara para penjual. Agar terjadi persaingan yang sehat, pembeli meminta para penjual untuk menawarkan barang secara bersamaan pada waktu yang ditentukan oleh pembeli. Proses pembeli memilih salah satu dari beberapa barang/jasa yang ditawarkan penjual disebut pelelangan atau bid. Pelelangan adalah proses memilih barang/jasa dengan cara pembeli meminta penjual mengajukan penawaran pada saat yang ditentukan. Dari sisi penjual pelelangan mengharuskan penjual membuat penawaran berkali-kali, setiap ada permintaan dari pembeli.

Dalam badan publik, atau badan usaha yang dibentuk dengan dana publik, proses pelelangan dituntut dilakukan secara transparan dengan tujuan terdapat efisiensi dalam perolehan barang/jasa. Pelelangan, sebagai salah satu bentuk tender, menjadi sebuah cara yang paling banyak dilakukan dalam memperoleh barang/jasa. Bahkan, saking kebablasan dalam memaknai pelelangan, berbagai cara dilakukan agar syarat formal terpenuhi, termasuk dengan cara persekongkolan atau pelelangan semu. Akibatnya kadang pelelangan malah menghasilkan harga barang/jasa yang lebih mahal dibanding harga yang ada di pasaran untuk umum. Selain resiko tersebut, untuk barang/jasa tertentu, proses pelelangan memakan waktu lebih lama dibandingkan proses perolehan barang/jasa itu sendiri.

Berkembangnya jumlah penjual, memunculkan tempat berkumpulnya penjual yang disebut sebagai pasar, atau pusat perbelanjaan atau mall. Di dalam pasar, penjual menawarkan barang/jasa secara terus menerus tanpa menunggu datangnya pembeli. Persaingan harga di pasar terjadi secara terus menerus. Persaingan diantara penjual telah memaksa penjual berperan aktif dalam pembentukan persaingan harga di pasar. Proses pembelian dengan cara memilih salah satu barang/jasa yang tersedia di pasar disebut sebagai purchase. Dalam ranah perdagangan private, purchase telah berkembang menuju purchase yang dilakukan secara online.

Perkembangan perdagangan online di sektor private tersebut mulai diikuti oleh pengadaan oleh badan publik. Pengadaan barang/jasa yang sudah tersedia di pasar dengan harga yang sudah pasti, tidak dipersaingkan lagi melalui suatu pelelangan. Seluruh barang/jasa tersebut dikumpulkan dalam sebuah katalog online sehingga badan publik bisa melakukan pengadaan dengan metode purchase setiap saat barang tersebut di butuhkan. Badan publik dapat dengan aman melakukan transaksi melalui metode purchase karena para penjual dalam katalog online telah menawarkan harga yang wajar untuk masing-masing barang/jasa.

Agar tidak ketinggalan dengan perkembangan pengadaan online melalui purchasing, para penyedia perlu berkumpul di sebuah tempat online yang disebut e-market place. Dengan menawarkan barang/jasa nya secara terbuka lewat media online, berarti penjual bertanggungjawab bahwa harga yang ditawarkan adalah harga terbaik dan menguntungkan bagi penjual maupun pembeli. Para penyedia secara bersama-sama menawarkan barangnya secara terus menerus dengan harga yang bersaing. E-market place memungkinkan penyedia menawarkan barang/jasa dengan harga lebih murah karena efisiensi dalam proses bisnis dan transaksi elektronik. Dengan keunggulan efisiensi harga dan proses tersebut lah, maka e-market place telah menjadi sebuah pilihan bagi badan-badan yang dibentuk dengan dana publik. Beberapa badan tersebut telah merasakan manfaat dan menikmati kenyamanan melakukan pengadaan online secara purchasing melalui sebuah e-catalogue. Dengan didukung olah sebuah proses bisnis yang terpercaya dan akuntabel, e-market place juga bisa menjadi pilihan bagi badan usaha private guna mendapatkan barang/jasa secara efektif dan efisien.

Pembentukan e-catalogue tidak dimaksudkan untuk meniadakan proses tender atau bid. Apabila barang/jasa yang dibutuhkan tidak tersedia secara langsung di pasar, misalnya sebuah bangunan, maka proses pemilihannya tetap dilakukan melalui sebuah tender yang dilakukan secara online. Dengan penggunaan kedua nya, maka proses pengadaan menjadi lebih efisien tergantung pada barang/jasa yang dibutuhkan. Tendering untuk barang/jasa yang tidak ada di pasaran atau belum terjadi persaingan di pasar, purchasing untuk barang/jasa yang sudah tersedia dan terjadi persaingan di pasaran.

Sebagai pembeli maupun penjual, harus siap melaksanakan tendering maupun purchasing. Inamart adalah tempat yang tepat untuk semuanya. Bergabunglah bersama kami.

*) penulis adalah ahli pengadaan, partner dari Inamart.